Tutela e controllo a distanza dei mezzi aziendali non possono intromettersi nei momenti “privati” della giornata del Driver, per questo l’Impresa Fleet deve costruire i giusti passaggi formali e procedurali nell’uso dei sistemi di geolocalizzazione.

Privacy – L’importante provvedimento 396/2018 del garante Privacy è fondamentalmente determinato dalla controversia tra un Dipendente di Impresa Fleet e la stessa impresa che aveva installato dispositivi di geo-localizzazione su mezzi affidati anche all’Utilizzatore. A ben vedere l’Istruttoria del Garante prende vita da alcune superficialità (a prima vista marginali) del Fleet cui è stata contestata – come da Provvedimento 370 del 4/10/2011 – la continuità illegittima nel processo di rilevamento dati, anche nelle fasi giornaliere di interruzione concordata e programmata delle attività lavorative (ad esempio, la pausa pranzo).  Il difetto contestato fondamentalmente risiede nella mancanza da parte del Fleet della disattivazione temporanea della rilevazione geografica nelle suddette pause.

Privacy – Anche il rilevamento Dati va in pausa pranzo

Pertanto con il Provvedimento si certifica sostanzialmente che non solo le rilevazioni – legittime solo nell’esercizio delle attività di lavoro concordate per i mezzi Aziendali – non possono tuttavia interessare i tragitti e le soste che l’Utilizzatore compie (in accordo con l’Impresa) durante gli intervalli programmati; ma che fondamentale per rilevazione e trattamento dei dati è ancora oggi il rapporto di consenso tra Flotta ed Utilizzatori, a partire dalla pubblicità ed informazione circa le attività in essere dentro al mezzo aziendale : motivo per il quale oggetto dell’istruttoria del Garante è stata anche quella di rilevare e determinare la presenza a bordo di informative e targhe identificative del sistema di geolocalizzazione installato ed i principali riferimenti normativi cui ci si conforma.

E per le questioni legate al rilevamento Dati sul mezzo aziendali in attività, che per inciso sono comunque previste per i diversi fini di interesse dell’Impresa (protezione del patrimonio, riduzione delle inefficienze, miglioramento della qualità del servizio reso al Cliente, per esempio) sono fondamentali i protocolli di comunicazione ed accordo con l’Utilizzatore, per dimostrare la necessaria trasparenza ed informazione verso quest’ultimo.

Nel Consenso alla Privacy “Verba volant”….

A stigmatizzare l’aspetto della formalità nelle comunicazioni e nella acquisizione dell’espresso consenso dell’Utilizzatore ai sensi della Privacy, in questa sede segnaliamo anche un altro provvedimento del Garante, quello numero 383 del 14 Giugno 2018.

In questo Giudizio, si comprende bene che l’Impresa condannata ha compiuto errori ed omissioni decisamente gravi (come aver mancato di designare, in riferimento al complesso dei trattamenti, gli incaricati aziendali responsabili del trattamento Dati).

Tuttavia per il fucro del dispositivo, mi pare importante evidenziare la inappropriatezza della condotta dell’Impresa che, a suo dire in Giudizio, sosteneva di aver fornito l’informativa Privacy oralmente ai dipendenti spiegando loro le finalità e modalità del trattamento e di aver acquisito un consenso meramente verbaleal trattamento Dati.

Chiaro come quanto sopra identifichi condotte inappropriate e sanzionabili, motivo per il quale il moderno Fleet manager, in epoca di mezzi sempre connessi e di sempre più necessaria geolocalizzazione delle Flotte, deve sapersi districare ed organizzare in associazione con il Responsabile Aziendale del trattamento dati, il corretto protocollo di approccio. Sempre più la Privacy sarà una componente centrale delle attività di Flotta.

Redazione Fleetime